Event-Marketing: So werben Sie erfolgreich für Ihr Event

Event-Marketing kann eine gewaltige und etwas entmutigende Aufgabe sein. Es umfasst eine Vielzahl an Disziplinen, was wiederum jede Menge teamübergreifende Arbeit im gesamten Unternehmen erfordert.

Eine große Veranstaltung oder Konferenz zu promoten, kann sich manchmal so anfühlen, als würde man den Mount Everest ohne Sauerstofftank auf einem Einrad hochfahren – die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Strategie ist der Erfolg garantiert.

Lesen Sie weiter, um einige der wichtigsten Event-Marketing-Strategien und -Tools kennenzulernen, mit denen Sie Buzz erzeugen und die Teilnehmerzahl Ihrer nächsten Branchenveranstaltung in die Höhe treiben können.

Dieses Konzept basiert auf den Erfahrungen aus drei Jahren erfolgreicher Promotion unserer jährlichen Nutzerveranstaltung, der Now You Know ™-Konferenz – kurz NYK.

Pre-Event-Marketing: Das müssen Sie wissen:

Bevor Sie überhaupt damit beginnen Ihr Event zu bewerben, sollten Sie Ihre Ziele genau im Visier haben.

Manche bezwecken sicherlich das Ankurbeln der Ticketverkäufe. Andere wiederum möchten lediglich mehr Buzz erzeugen. Die meisten möchten beides.

Gutes Event-Marketing setzt im Vorfeld festgelegte Ziele voraus. Stellen Sie sicher, dass alle Teams, die an der Promotion beteiligt sind, diese Ziele genau kennen.

Als nächstes müssen Sie nun überlegen, was Sie messen möchten (Metriken) und wie Sie dabei vorgehen. Denn nur wenn Sie die Performance messen, können Sie feststellen, ob Ihr Ansatz funktioniert und eventuelle Änderungen vornehmen.

Für NYK haben wir so ziemlich alles gemessen … angefangen von Click-Through-Raten bei E-Mails bis hin zu Social-Media-Impressionen, der Performance von bezahlter Werbung und und und.

Wir haben darüber hinaus ein Dashboard in Brandwatch eingerichtet, um den allgemeinen Buzz rund um das Event zu beobachten. Gleichzeitig haben wir unser Messaging entsprechend den Insights, die wir aus den Daten gewonnen haben, angepasst.

Und selbstverständlich müssen Sie wissen, an wen sich Ihre Promotion-Bemühungen richten. Wir haben die NYK-Konferenz nicht nur bei unseren bestehenden Kunden beworben, sondern auch Interessenten, Influencer und Partner eingeladen.

Mithilfe von Brandwatch Audiences waren wir in der Lage, die Empfänger genau zu bestimmen, an die wir unsere Social-Werbung, insbesondere unsere Social-Anzeigen, richten wollten.

Auf diese Weise wussten wir, dass wir genau die Publikumsgruppe ausgewählt hatten, die wir suchten. Wir konnten sicher sein, dass wir unsere Ressourcen und das Budget nicht an ein falsches Publikum vergeudet haben.

Omnichannel-Eventmarketing

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt und die nötigen Tools eingerichtet haben, können Sie Ihren Event-Marketingplan launchen. Am besten wählen Sie dabei einen vielseitigen Ansatz.

Das bedeutet, Sie promoten das Event mithilfe von völlig verschiedenen Marketing-Disziplinen:

E-Mail-Marketing: Entwickeln Sie Ihren Kommunikationsplan für E-Mails eine Weile im Voraus. Unterschiedliche Arten von E-Mails erreichen unterschiedliche Publikumsgruppen.

Erinnerungsmails an Leute zu verschicken, die bereits geantwortet haben, ist kontraproduktiv – im Gegenzug sollten jene, die möglichst noch ein Ticket erwerben sollen, regelmäßig erinnert werden, um den Buzz am Leben zu halten.

Wenn Sie Ihren E-Mail-Plan und die Messaging-Strategie im Voraus planen, haben Sie bessere Chancen auf langfristige Erfolge.

Social Media: Sorgen Sie dafür, dass Sie ein eigenes Hashtag für die gesamte Social Media Promotion Ihres Events nutzen und prüfen Sie zuvor, dass es nicht bereits irgendwo verwendet wird.

Nutzen Sie fesselnde Visuals, Videos und Animationen, um die Aufmerksamkeit auf Ihre Tweets, die das Event bewerben, zu lenken. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Posts ebenfalls bewerben.

Brandwatch hat die Sozialen Medien hauptsächlich genutzt, um wichtige Ankündigen zu machen und Buzz zur Konferenz zu kreieren, wie etwa rund um neue Keynote Speaker, besondere Events, neue Punkte auf der Agenda etc.

Sie sollten sich zudem bezahlte Social-Werbung zunutze machen, um die Reichweite zu erhöhen und mehr Aufmerksamkeit für das Event zu schaffen.

PR: Es kann leicht geschehen, dass man sich zu sehr auf die digitale Promotion konzentriert und dabei die guten alten Methoden, wie die PR, vernachlässigt.

Binden Sie das PR-Team mit ein, um das Event stärker in den Fokus zu rücken, dabei helfen Medien-Alerts und die Auflistung in diversen Branchenmagazinen und Newslettern.

Werbung per Post: In unserer digital geprägten Zeit vergisst man allzu leicht die Macht und den Charme des physischen Marketings, wie etwa des direkten Anschreibens per Post.

Zusätzlich zu E-Mail-Einladungen und Social-Werbung sollten Sie den Direktversand etwa für Ihre VIPs nutzen und echte Einladungen zu dem Event verschicken.

Für NYK haben wir Schreiben erstellt, die an das Thema des Jahres angelehnt waren und einen Rabatt auf das Ticket beinhaltet haben.

Website: Eine überzeugende Webseite ist ein wesentlicher Faktor für das Event-Marketing.

Dort sollten alle Informationen im Zusammenhang mit dem Event zusammenlaufen. Dabei können Sie Ihre bestehende Website nutzen oder auch eine neue erstellen –die Zielsetzung bleibt die Gleiche.

Dies sollte der Ort sein, zu dem all Ihre Werbemaßnahmen führen, also sorgen Sie dafür, dass Ihre Event-Website alle nötigen Informationen enthält, um die Ticketverkäufe zu steigern.

Dazu gehören unter anderem die aktuelle Agenda, Sprecher, Hotel- und Transportinformationen sowie Details zu allen anderen Aktivitäten. Vergessen Sie die Social-Share-Buttons nicht, damit der Buzz weit und breit geteilt wird.

Nutzen Sie bestehende Marketingaktivitäten für Ihre Zwecke

Sie sollten nicht vergessen, die bereits bestehenden Marketingaktionen zu nutzen, um Ihr Event zu bewerben.

Hierbei müssen Sie das Rad nicht neu erfinden, wichtig ist nur, dass Sie die Aktivitäten so ausrichten, dass Sie Ihre Promotion unterstützen.

• Bauen Sie entsprechende Slides oder Event-Informationen in Ihre Webinare ein. Auf diese Weise erreichen Sie relevante Zielgruppen, die wahrscheinlich Interesse an weiteren Lernangeboten haben, die Ihr Unternehmen anbietet.
• Wenn Sie ein Blog haben, dann erstellen Sie ein paar Artikel rund um das Event. Brandwatch hat zu diesem Zweck einige der Keynote Speaker interviewt, um deren Mitwirken an der NYK-Konferenz hervorzuheben und näher auszuführen.
• Wenn Sie während der Promotionsphase an anderen Events beteiligt sind, dann teilen Sie dort Informationen zu Ihrem eigenen Event, um die Leute zu ermutigen, sich daran zu beteiligen. Streuen Sie geschickte Sneak Peeks von der Agenda, um mehr Buzz zu generieren.
• Wenn Ihr Unternehmen einen Help Desk oder Live Chat anbietet, sollten Sie diese Kundenschnittpunkte nutzen, um Ihr Event zu bewerben. Brandwatch nutzt Intercom, so hatten wir die Möglichkeit ein Pop-up zu erstellen, das unser Event beworben hat, sobald Nutzer sich in die Brandwatch Plattform eingeloggt haben.

• Wenn Sie einen regelmäßigen Newsletter versenden, dann heben Sie Ihr Event so oft wie möglich darin hervor.
• Bitten Sie Ihre Partner, das Event ebenfalls zu bewerben und Sie zu unterstützen. Brandwatch wurde von seinen zertifizierten Partnern Twitter, Hootsuite, Conversocial und Spredfast unterstützt. Sie alle haben dabei geholfen, die „Now You Know“-Konferenz in ihren Sozialen Medien und über ihre E-Mail-Listen zu bewerben.

• Haben Sie eine E-Mail-Signatur eingerichtet? Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Banner für den unteren Teil der Signaturen für Sie und Ihre Mitarbeiter, um die Werbung für das Event zu unterstützen.

Promotion während des Events

Der große Tag ist da und Ihr Event-Marketing hat funktioniert. Sie haben einen Veranstaltungsort voller eifriger Teilnehmer, dennoch hört Ihre Arbeit hier nicht auf.

Es ist wichtig, dass Sie das Event während seiner gesamten Dauer weiter promoten, wenn Sie den Buzz am Leben erhalten möchten.

Bleiben Sie live dabei, bleiben Sie relevant.

Selbst wenn besonders viele Menschen an Ihrem Event teilnehmen, haben Sie sicher genauso viele, die es nicht geschafft haben, aber immer noch an Informationen über das Event interessiert sind. Das sind genau die Menschen, die Sie sich warm halten müssen.

Wenn Sie diese Nicht-Teilnehmer jetzt miteinbeziehen, sind sie beim nächsten Mal geneigter, das Event selbst zu besuchen.

Es gibt mehrere Wege, wie Sie hierbei vorgehen können.

• Live Tweet: Setzen Sie Ihre Community Manager darauf an, regelmäßig Informationen rund um das Event zu veröffentlichen. Sie sollten als Augen und Ohren an der Front agieren und interessante Ereignisse via die Sozialen Medien berichten. Nutzen Sie Bilder und Videos der Veranstaltung, um Ihre Präsenz weiter zu verstärken. Binden Sie das Publikum ein, indem Sie es motivieren, Informationen mit dem offiziellen Hashtag auf ihren eigenen sozialen Kanälen zu teilen. Auf der NYK Konferenz veranstalten wir einen Twitter-Wettbewerb, bei dem die besten Tweets der Veranstaltung ausgezeichnet werden.

• Live Blog: Mit einem Live-Blog können Sie noch über das Live-Twittern hinausgehen. Brandwatch platziert einen eigens abbestellten Autor in allen wichtigen Sessions, um ein aktuelles Blog mit wichtigen Erkenntnissen, die mit einem breiten Publikum geteilt werden sollten, zu pflegen. Dieses Vorgehen trägt nicht nur dazu bei, dass das Ereignis relevant bleibt, sondern es kann auch ein starkes Tool für die nächste Veranstaltung sein.

• Live Stream: Gehen Sie noch einen Schritt weiter und streamen Sie die spannendsten (oder gleich alle) Inhalte des Events. Geben Sie Personen, die nicht an der Veränderung teilnehmen konnten, die Chance, trotzdem daran teilzuhaben und wertvolle Insights mitzunehmen. Sie werden sich sicher daran erinnern, wenn sie darüber nachdenken, ob sie Ihre nächste Konferenz besuchen sollten. Verwenden Sie das zu Ihrem Vorteil.

Post-Event-Marketing

Das Event mag vorüber sein, aber Ihre Arbeit ist immer noch nicht beendet. Sie müssen nun all Ihre Promotion-Bemühungen bündeln und die Veranstaltung so abschließen, dass auch zukünftige Events noch davon profitieren können.

Sie haben während Ihres Events wahrscheinlich unzählige Fotos, Videos, Feedbacks, Kundenreferenzen und mehr gesammelt.

All das sind wertvolle Elemente, aus denen Sie Promotion-Werkzeuge für das nächste Event zusammenstellen können. Prüfen Sie Ihr Material und finden Sie die optimalen Einsatzmöglichkeiten dafür.

Bei Brandwatch stellen wir eine eigene Filmcrew ein und nehmen Video-Testimonials auf, aus denen wir ein offizielles Video erstellen können, das wir bei zukünftigen Promotionaktionen verwenden.

Zudem konnten wir relevante Tweets und Blog-Kommentare sammeln, die wir in der Zukunft als Referenzen nutzen. Nutzen Sie die Vorteile, die Sie bereits in der Tasche haben. Überlegen Sie, welche Trümpfe Sie haben und verwenden Sie diese, um Sie bei Ihren zukünftigen Bemühungen zu unterstützen.

Ein Event oder eine Konferenz zu promoten ist eine enorme Aufgabe, die mehrere Disziplinen umfasst und ein hohes Maß an Voraussicht und strategischem Denken erfordert. Aber wenn Sie die obigen Schritte befolgen, dann kommen Sie einem äußerst erfolgreichen Event schon einige Schritte näher.